Gasten uitnodigen met de gastenlijst

Met de gastenlijst geef je tickets weg. De gast krijgt ze direct in de mail en betaalt niets. Gastentickets tellen niet mee in je omzet, wel in je bezoekersaantallen en bij het scannen.

Waarvoor gebruik je het?

• Crew en vrijwilligers: iedereen die meewerkt krijgt een ticket om binnen te komen.
• Artiesten en hun gasten: de vaste plekken op de gastenlijst van een optreden.
• Sponsors en relaties: vrijkaarten uit je sponsorafspraken.
• Pers en influencers: een ticket voor wie over je evenement schrijft of post.
• Winnaars van een actie: tickets voor wie een prijsvraag of social-actie wint.

Moet de genodigde zelf betalen, bijvoorbeeld leden die eerder of goedkoper mogen kopen? Gebruik dan een verborgen shop.

Eén gast uitnodigen

1. Ga naar Gastenlijst en klik op Nieuwe uitnodiging. Vanuit een evenement kan het ook: tabblad Gasten, knop Gast uitnodigen.
2. Vul de Naam en het E-mailadres in. Bij Taal kies je eventueel de taal van de mail en de tickets.
3. Kies het evenement en zet bij elk ticket hoeveel de gast er krijgt. Ook tickets die niet openbaar te koop zijn kun je weggeven.
4. Wil je dezelfde gast ook voor een ander evenement uitnodigen? Klik op + Evenement toevoegen. Per evenement krijgt de gast een eigen mail.
5. Kies bij E-mail de mail waarin de tickets meegaan.
6. Controleer de Samenvatting en klik op Versturen.

Een hele lijst uitnodigen

Heb je een lijst met crew of sponsors in Excel? Nodig ze in één keer uit.

1. Open het evenement en ga naar het tabblad Gasten.
2. Klik op Bulk via bestand en kies je Excel- of CSV-bestand. Met Download sjabloon krijg je een voorbeeld met de juiste kolommen.
3. Koppelen: geef aan welke kolom de naam en welke het e-mailadres is. Heeft je bestand per ticket een kolom met aantallen, koppel die dan aan het ticket. Krijgt iedereen hetzelfde, kies dan een Ticket voor iedereen en het Aantal per gast.
4. Controleren: je ziet welke rijen goed zijn en welke worden overgeslagen, bijvoorbeeld door een ongeldig e-mailadres. Met Download foutenrapport krijg je de afgekeurde rijen terug om te verbeteren.
5. Versturen: kies de mail en verstuur.

Per gast kun je maximaal 1000 van één ticket uitdelen.

Volgen, opnieuw versturen en intrekken

In de Gastenlijst zie je alle uitnodigingen, met per gast de tickets en of ze al zijn ingecheckt. Met Barcode opzoeken vind je bij welke gast een gescande barcode hoort.

Open een gast voor meer:

• Opnieuw versturen: de gast krijgt dezelfde tickets nog een keer, bijvoorbeeld als de mail in de spam belandde.
• Intrekken: de tickets worden ongeldig en tellen weer als vrij. Handig als iemand niet komt, of als je per ongeluk te veel hebt uitgedeeld.