Een verborgen shop voor leden en genodigden

Een verborgen shop (in het beheer heet die Uitnodigingsshop) is een shop die niemand kan vinden: alleen wie een persoonlijke link krijgt, kan er tickets kopen. Je bepaalt per persoon hoeveel tickets diegene mag kopen, welke tickets en in welke periode.

Waarvoor gebruik je het?

• Leden voorrang en korting geven. Een carnavalsvereniging of vastelaovend-comité laat leden eerst kopen, voor een ledenprijs, voordat de verkoop openbaar wordt. Zo is de zitting of het bal niet al uitverkocht voordat je eigen leden aan de beurt zijn.
• Presale voor vaste bezoekers. Bezoekers van vorig jaar of je fanclub kopen een week eerder, vaak voor een early bird-prijs.
• Sponsors en relaties die zelf betalen. Bijvoorbeeld een tafel of arrangement tegen een afgesproken prijs, met een maximum per relatie.
• Crew en vrijwilligers. Zij komen gratis binnen via de gastenlijst, en kopen via een verborgen shop met korting een ticket voor familie of vrienden.
• Besloten feesten. Een personeelsfeest, schoolgala of jubileum waar alleen genodigden een ticket kunnen kopen.

Voorbeeld: een ledenvoorverkoop

Zo zet je een voorverkoop op waarin leden eerder en goedkoper kopen:

1. Maak bij je evenement een ticket Lid aan met de ledenprijs, naast je gewone ticket. Zie Een ticket toevoegen.
2. Maak een verborgen shop (zie hieronder) en zet alleen het ticket Lid erin. Haal het ticket Lid uit je gewone webshop.
3. Importeer je ledenlijst uit Excel. Koppel het lidnummer aan Referentie, dan zie je bij elke bestelling welk lid het was. Met een kolom Aantal tickets bepaal je per lid hoeveel tickets diegene mag kopen, bijvoorbeeld 2 per lid en 4 voor een gezinslidmaatschap.
4. Zet Geldig tot op het moment dat de openbare verkoop start, of laat de leden-link ook daarna werken.
5. Verstuur de uitnodigingen per e-mail. Leden zonder e-mailadres? Download na het importeren de QR-codes en verspreid die op papier, bijvoorbeeld met het verenigingsblad.

Verborgen shop of gastenlijst?

• Gastenlijst: jij geeft tickets weg. Het is gratis en de gast krijgt de tickets direct in de mail. Zie Gasten uitnodigen met de gastenlijst.
• Verborgen shop: de genodigde koopt zelf en betaalt, maar mag eerder kopen, krijgt een andere prijs of een ticket dat niet openbaar is.

De shop maken

1. Ga naar Shops en klik op Nieuwe shop.
2. Kies bij Soort voor Uitnodigingsshop.
3. Vul een Naam in, bijvoorbeeld Presale fanclub. Het Adres vullen we voor je in; je kunt het aanpassen.
4. Kies eventueel een Accentkleur en Achtergrondkleur.
5. Klik op Aanmaken en instellen.

Zie je de soort Uitnodigingsshop niet? Vraag de beheerder van je organisatie om rechten.

Kiezen welke tickets erin staan

1. Open de shop en ga naar het tabblad Evenementen & tickets.
2. Koppel het evenement en kies welke tickets deze shop verkoopt. Standaard verkoopt een shop alle tickets van zijn evenementen; vink je een ticket uit, dan verkoopt hij alleen de aangevinkte tickets.

Mensen uitnodigen

1. Open de shop en ga naar het tabblad Toegang.
2. Klik op Uitnodigen voor één persoon, of op Importeren voor een lijst uit Excel of CSV (één rij per genodigde, een kolom met het aantal tickets is optioneel).
3. Vul de Naam en het E-mailadres in en bepaal bij Mag in totaal kopen hoeveel tickets deze persoon mag kopen. Dat kan verdeeld over meerdere bestellingen; is het aantal op, dan werkt de link niet meer.
4. Kies de tickets waarvoor de uitnodiging geldt.
5. Onder Meer opties stel je een periode (Geldig vanaf en Geldig tot), een Referentie (bijvoorbeeld een lidnummer, alleen zichtbaar voor jou) en de Taal in.
6. Kies Per e-mail versturen (de genodigde krijgt een persoonlijke link) of Alleen aanmaken (de link komt op je klembord en je deelt hem zelf).
7. Klik op Uitnodiging versturen of Aanmaken en link kopiëren.

Volgen

In de lijst op het tabblad Toegang zie je per genodigde hoeveel tickets zijn Gekocht, de geldigheid en de Status. Selecteer meerdere regels en klik op Mailen om de uitnodiging (opnieuw) te versturen.